吉林省水务投资集团有限公司工程档案借阅管理制度(暂行)
[内容整理:本站编辑]    [发布时间:2018-04-24]    

第一章  总  则

第一条  为规范吉林省水务投资集团有限公司(以下简称“集团公司”)工程档案的管理和利用行为,确保工程档案的完整与安全,特制定本制度。

第二条  本制度适用于集团公司工程技术部内业资料中心的档案管理与利用,各部门及分子公司可参照执行。

第二章  管理内容

第三条  集团公司工程技术部内业资料中心所保存的工程档案,仅供集团公司及直属各分子公司相关工作人员利用,一律不外借。

第四条  集团公司工程技术部内业资料中心工作人员应熟悉库房所藏档案,主动采取多种形式提供利用。

第五条  工程档案一律以副本或复印件形式提供利用。借阅人须在阅览室等候档案管理人员调卷,未经允许不得擅自进入库房。

第六条  集团公司、各分子公司员工借阅纸质工程档案时,应填写《工程档案借阅申请单》(见附件1),经所在部门负责人和工程技术部负责人签字同意后,由内业资料中心工作人员调卷。

第七条  工程档案正本原则上不予借阅,但特殊情况需要调用时,须填写《工程档案正本借阅申请单》(见附件2),经所在部门负责人和所在部门主管领导、工程技术部负责人和工程技术部主管领导签字同意后,由内业资料中心工作人员调卷。

第八条  查阅、抄录涉密的专门工程档案,须填写《受控工程档案利用申请单》(见附件3),并经所在部门负责人和所在部门主管领导、资料形成部门负责人和资料形成部门主管领导、工程技术部负责人和工程技术部主管领导、集团公司总经理签字同意后,由内业资料中心工作人员调卷提供查阅,且仅限在阅览室查阅。工作人员必须监督查阅人的查阅行为,视线不得离开受控资料,查阅结束后即刻将档案入库。

第九条  在接受审计部门审计、上级机关稽察时需要提供资料的,档案管理人员应按照相关部门提供的资料清单要求准备相关资料,并填写《(  年  月  日)为审计(稽察)提供资料目录》(见附件4),经资料领取部门负责人和主管领导、工程技术部负责人和工程技术部主管领导签字同意后,内业资料中心工作人员方可按目录提供相关资料,所提供的资料每盒内要有卷内目录,并作为归还时的核对依据。

第十条  需要复制工程电子档案时需填写《电子档案复制申请单》(见附件5),写明用途,所需复制的内容必须明确具体到章节,经所在部门负责人和所在部门主管领导、资料形成部门负责人和资料形成部门主管领导、工程技术部负责人和工程技术部主管领导签字同意后,由内业资料中心工作人员给予复制,且只能复制《电子档案复制申请单》(见附件5)中填写的内容,不相关的章节不能复制。受控工程档案的电子档案不能申请复制。

第十一条  外单位人员查阅一般工程档案时,均由相关部门负责代办有关手续,须填写《外来人员查阅工程档案申请单》(见附件6)并经代办人所在部门负责人和所在部门主管领导、工程技术部负责人和工程技术部主管领导批准签字后方可查阅,且仅限在阅览室查阅,不得进入库房。

第十二条  档案人员借出档案时,必须严格履行登记手续,并当面点交清楚,归还时要严格检查,确认完好后,办理注销手续。

第十三条  档案借出档案室,一般不得超过五个工作日,每人每次不得超过十份,到期未阅完的应及时办理续借手续,遇节假日原则上应归还档案室。

第十四条  借阅人对所借档案要妥善保管,防止遗失,注意保密。不得任意转借或带出公司外,翻阅案卷时必须加以爱护,保持档案的清洁完整,严禁涂改、勾画、损伤、拆换、抽页或增加注语等行为。

第十五条  借阅人应在规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

第十六条  借用档案的人员,调动工作或退休时,应在离职前将所借档案归还。本单位职工调离时,必须由工程技术部签署意见,确认无未归还的档案资料方可办理调离手续。

第十七条  因工程建设管理等原因需长期使用的有关设计、招投标、合同等文件,在确保被申领文件的原件已经归档且满足存档数量的前提下,可填写《工程文件申领单》(见附件7),经所在部门负责人、工程技术部负责人签字同意后,由内业资料中心工作人员负责提供相关文件。办理申领手续的文件,不再要求归还,按照谁使用谁申领谁保管的原则,由申领人负责对申领文件的管理,并严格执行保密制度,确保资料安全。工程竣工验收结束后3个月内,除已将申领文件上报到相关部门备案外,由申领人办理销毁手续对申领文件进行销毁。

第十八条  工程档案借阅、查阅、申领等各种表单,均由工程技术部提供标准的电子版本,相关部门可到工程技术部复制后直接使用。

第三章  附  则

第十九条  本制度由集团公司工程技术管理部负责解释。

第二十条  本制度自发布之日起施行。




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